Выполнение чек листа. Что такое чек-листы и как с ними работать

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?

Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?

Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list — контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах : существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт — одна операция

Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:

визитки заказаны

визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов — до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

• Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
• Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
• Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
• Взаимозаменяемость сотрудников.
• — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker , которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно . Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!

Попробовать Yaware.TimeTracker бесплатно14 дней, все включено

С 1 января 2018 года порядок проведения проверок становится более прозрачным для работодателей. Инспекция труда при плановых проверках будет использовать утвержденные проверочные листы (так называемые чек-листы). Не дожидаясь инспекции, проверим по чек-листам, исполняются ли в организации требования трудового законодательства.

Инспекторы труда теперь должны использовать чек-листы (постановление Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080) при проверке организаций:

Приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 утверждены 107 форм проверочных листов. Однако документ Минюст пока не зарегистрировал, поэтому работодателям необходимо внимательно отслеживать статус документа - при регистрации текст приказа может измениться.

Проверочные листы содержат:

Перечень вопросов, отражающих обязательные требования трудового законодательства;

Перечень нормативных правовых актов, которыми они установлены;

Ответы на вопросы, которые вносит в чек-листы государственный инспектор при проверке.

Рассмотрим чек-листы, на которые следует обратить внимание в первую очередь, так как именно в этих сферах трудовых отношений работодатели чаще всего ошибаются. Выясним, какие вопросы может задать инспектор по труду, чтобы знать, что исправить.

Формы чек-листов можно скачать на официальном сайте Роструда: goo.gl/9dRGn1.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 1 «ПО ПРОВЕРКЕ ПОРЯДКА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ»

В чек-листе № 1 отражены нюансы, которые нужно учесть при приеме на работу. Вопросы по этому чек-листу следующие:

1. Трудовой договор заключали в письменной форме? Договор необходимо заключать в письменной форме (часть первая ст. 67 Трудового кодекса РФ). Если работника, с которым не заключили договор в письменной форме, допускают к работе с ведома или по поручению работодателя, то договор с таким работником считается заключенным (ст. 16 ТК РФ). Поэтому оформить трудовой договор в письменной форме нужно не позднее трех дней со дня начала работы (ст. 67 ТК РФ).

2. Передавали работнику экземпляр договора? Инспектор также попросит предъявить доказательство того, что один экземпляр договора передан работнику. Доказательством служит личная роспись работника в получении договора на экземпляре, который хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

3. Медосмотры проходили? Следующий вопрос - об обязательных предварительных медицинских осмотров работников (ст. 69, ст. 212 ТК РФ).

ДЛЯ КОГО МЕДОСМОТР ОБЯЗАТЕЛЕН?

Предварительный медицинский осмотр должны проходить лица, работающие в сфере пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицины (в лечебно-профилактических учреждениях), педагогики (в детских учреждениях), ведомственной охраны, транспорта (автотранспорт, железнодорожный транспорт, авиация), спорта и пр. (часть вторая ст. 213, часть первая ст. 348.3 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н и т.д.).

Предварительный медицинский осмотр должны проходить работники, работающие вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ), на подземной работе (ст. 330.3 ТК РФ), в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если работник приехал из других регионов (ст. 324 ТК РФ).

Также предварительным медицинским осмотрам подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет (ст. 69, часть первая ст. 266 ТК РФ), и лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 213 ТК РФ, Приказ № 302н).

4. Гражданско-правовые договоры заключали? Инспектор обязательно проверит, не заключались ли вместо трудовых гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения между работником и работодателем.

5. Работник ознакомлен с приказом о приеме на работу? Содержание приказов о приеме на работу должно соответствовать условиям трудовых договоров. В приказе должна быть роспись работника в ознакомлении (ст. 68 ТК РФ).

6. С ЛНА работников ознакомили? При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работников под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (при наличии) (часть третья ст. 68 ТК РФ). Инспектор обязательно это проверит.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 2 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО СОДЕРЖАНИЮ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ»

По этому чек-листу инспектор труда проверит, как работодатель выполняет требования ст. 57 ТК РФ - все ли обязательные условия и сведения отражены в трудовом договоре. А именно:

1. Основания для заключения срочных трудовых договоров. Такие основания установлены ст. 59 ТК РФ. Если не указать их в срочном трудовом договоре, проблем не избежать.

2. Указание на совместительство или сезонный характер работы. В трудовом договоре с совместителем нужно указать, что работа является совместительством (ст. 282 ТК РФ), в трудовом договоре с сезонным работником - что работа носит сезонный характер (ст. 294 ТК РФ). В рамках чек-листа № 2 инспектор это проверит, не сомневайтесь.

3. Особенности оформления трудовых договоров частных агентств занятости. Частные агентства занятости, как правило, направляют работника к другому работодателю по договору о предоставлении персонала. В этом случае в трудовом договоре частных агентств занятости с работником должно быть условие, что работник выполняет определенные трудовым договором функции в интересах, под управлением и контролем физического (или юридического) лица, которое не является работодателем по этому трудовому договору (часть первая ст. 341.2 ТК РФ).

Инспекция проверит, заключило ли частное агентство занятости дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, которого направляют на работу к другому работодателю. Проверяющего будет интересовать, прописаны ли в дополнительном соглашении сведения о принимающей стороне (часть восьмая ст. 341.2 ТК РФ):

Наименование принимающей стороны (Ф.И.О. физического лица);

Данные, удостоверяющие личность принимающей стороны - физического лица, идентификационный номер налогоплательщика принимающей стороны;

Сведения о месте и дате заключения, номере и сроке действия договора о предоставлении труда работников (персонала).

4. Особенности оформления трудовых договоров на микропредприятиях. Работодатель - субъект малого предпринимательства, отнесенный к микропредприятиям, может отказаться (полностью или частично) от принятия ЛНА. Однако в этом случае, заключая трудовой договор с работником, он должен использовать типовую форму трудового договора, утвержденную постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 3 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА И УСЛОВИЙ ИЗМЕНЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

Проверяя порядок и условия изменения трудового договора, инспекция по труду будет живо интересоваться:

1. Заключали дополнительное соглашение с работником при изменении условий труда? Инспектор проверит, есть ли соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, в том числе при постоянном или временном переводе работника на другую работу. Соглашение должно быть заключено в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

2. Есть ли письменное согласие работника при переводе на другую работу? Если работника переводили на другую работу, в том числе на работу, требующую более низкой квалификации, инспектор проверит, есть ли на то согласие работника или его просьба, оформленные письменно (ст. 72.1 ТК РФ).

Если работника временно переводили на другую работу, не обусловленную трудовым договором, проверяющий обратит внимание на оплату труда такого работника. Она должна быть в размере не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 72.2 ТК РФ).

3. При переводе работника на другую работу по состоянию здоровья письменное согласие запрашивали? Если работник нуждается в переводе на другую работу (в соответствии с медицинским заключением), не противопоказанную ему по состоянию здоровья, работодатель должен перевести его на другую работу (при ее наличии) с его письменного согласия (часть первая ст. 73 ТК РФ).

4. Об изменении условий трудового договора работника уведомили в срок? Инспектор обязательно проверит, уведомил ли работодатель работника о предстоящих изменениях условий трудового договора. Работодатель должен также объяснить причины таких изменений (как правило, организационные или технологические).

Проверит также, не нарушен ли срок уведомления (не позднее чем за два месяца). Если работник отказался от изменений условий трудового договора, инспектор заинтересуется, предложил ли работодатель в письменной форме такому работнику другую работу (ст. 74 ТК РФ).

5. Все ли вакансии предложили работнику? Если работника отстранили от работы на основании абзаца шестого части первой ст. 76 ТК РФ, инспектор проверит, предложил ли работодатель работнику все вакансии (с учетом условий коллективного, трудового договора или соглашения). Оплату простоя работнику, кстати, также проверит (часть третья ст. 76 ТК РФ).

6. Дистанционному работнику отправили экземпляр соглашения об изменении условий договора? Инспектора обязательно заинтересует, отправил ли работодатель дистанционному работнику экземпляр соглашения о дистанционной работе. Несмотря на то что трудовой договор и дополнения к нему с дистанционным работником заключаются путем обмена электронными документами, экземпляр на бумажном носителе нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 4 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

По этому чек-листу инспектор проверит, не нарушил ли работодатель порядок прекращения трудового договора. Доказательствами того, что работодатель соблюдает порядок расторжения трудового договора, являются:

Письменное подтверждение своевременного уведомления работников о прекращении трудового договора (части первая и вторая ст. 81, ст. 178 ТК РФ);

Выплата выходного пособия при увольнении в размере двухнедельного среднего заработка в указанных в законе случаях (часть третья ст. 178, часть третья ст. 296, ст. 327.7 ТК РФ);

Выплата работнику выходного пособия в размере среднего месячного заработка при прекращении трудового договора вследствие нарушения установленных правил его заключения. А также если нарушение этих правил не позволяет продолжить работу, при условии, что правила заключения трудового договора нарушил работодатель, а не работник (часть третья ст. 84 ТК РФ);

Соглашение сторон о расторжении трудового договора в письменной форме (ст. 78 ТК РФ);

Письменные заявления работников об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);

Письменное мотивированное мнение профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения письменного мнения (ст. 373 ТК РФ) при увольнении члена профсоюза на основании п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) или п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание);

Согласие вышестоящего профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения такого согласия при увольнении руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций (часть первая ст. 374 ТК РФ);

Соблюдение запрета на увольнение работников в период временной нетрудоспособности или во время нахождения в отпуске (часть шестая ст. 81 ТК РФ);

Приказ о прекращении трудового договора, ознакомление с ним работника под роспись (либо акт об отказе от ознакомления с таким приказом).

Если приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ), на приказе должна быть соответствующая запись;

Выдача трудовой книжки или уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ);

Выдача работнику заверенных копий документов, связанных с работой (при письменном заявлении работника) (ст. 62 ТК РФ);

Расчет с работником при увольнении в день прекращения трудового договора (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, рассчитать его следует не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 6 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА»

Не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд запрещается (ст. 124 ТК РФ). Соблюдение этой нормы будет волновать инспектора в первую очередь.

В рамках этого чек-листа проверят также, предоставляет ли работодатель ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Также проверяющим нужно убедиться, что организация оплачивает ежегодные основные отпуска в размере среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). И оплачивает не позднее чем за три дня до его начала (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 7 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ОБЩИХ ТРЕБОВАНИЙ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ И ВЫПЛАТЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ»

Соблюдению требований законодательства в сфере начисления и выплаты заработной платы посвящен один из самых объемных чек-листов с внушительным списком вопросов.

1. Заработную плату выплачиваете в полном размере? В первую очередь будет проверяться факт выплаты работникам заработной платы в полном размере, причитающемся в соответствии с требованиями соглашений, коллективного договора и трудовых договоров (абзац седьмой части второй ст. 22 ТК РФ).

2. Мнение профсоюза учли? Также проверят, учтено ли мнение профсоюза (при его наличии) при принятии ЛНА, устанавливающих системы оплаты труда (часть четвертая ст. 135 ТК РФ).

3. Зарплату правильно начисляете? Что касается выплаты заработной платы, проверяющий должен убедиться, что работодатель:

Сообщает каждому работнику в письменной форме о составных частях заработной платы (часть первая ст. 136 ТК РФ);

Утвердил форму расчетного листка с учетом мнения профсоюза (часть вторая ст. 136 ТК РФ);

Выплачивает заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплаты заработной платы должны быть установлены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или в трудовом договоре. Заработная плата должна выплачиваться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начисляется (часть шестая ст. 136 ТК РФ);

Установил в ЛНА повышенный размер оплаты труда работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, не менее чем на 4 % тарифной ставки (оклада) (часть вторая ст. 147 ТК РФ);

Оплачивает сверхурочную работу не менее чем за первые два часа работы в полуторном размере, за последующие часы - в двойном размере (часть первая ст. 152 ТК РФ);

Оплачивает работу в выходной или нерабочий праздничный день в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ); . оплачивает работу в ночное время в повышенном размере, но не ниже размеров, установленных Правительством РФ (ст. 154 ТК РФ);

Оплачивает простой (по вине работодателя) в размере не менее 2/3 средней заработной платы, рассчитанных пропорционально простою (часть первая ст. 157 ТК РФ).

Проверят и то, сохраняет ли работодатель за работниками средний заработок, если они находятся в отпуске, на больничном и т.д., в соответствии с законодательством.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 8 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ»

Если в организации трудятся несовершеннолетние работники, инспектор проверит, соблюдаются ли права несовершеннолетних, а именно:

Трудовые договоры с лицами, не достигшими 16 лет, заключены для легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ст. 63 ТК РФ);

Работодатель имеет письменное согласие одного из родителей и письменное согласие (разрешение) органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим 15 лет (ст. 63 ТК РФ);

Трудовой договор от имени работника, не достигшего 14 лет, подписан родителем (ст. 63 ТК РФ);

Трудовой договор с лицом, не достигшим 14 лет, должен быть подписан одним из родителей с разрешения органа опеки и попечительства (часть четвертая ст. 63 ТК РФ) и т.д.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 9 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ИНОСТРАННЫХ РАБОТНИКОВ»

По чек-листу № 9 проверят содержание трудовых договоров с иностранными работниками и наличие следующих документов:

Разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство постоянно проживающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства (ст. 327.2 ТК РФ);

Договор (полис) добровольного медицинского страхования либо заключенный работодателем с медицинской организацией договор о предоставлении такому работнику платных медицинских услуг на срок действия трудового договора (ст. 327.2 ТК РФ).

Проверят также, соблюдаются ли требования законодательства при отстранении от работы временно пребывающего в РФ иностранного гражданина или лица без гражданства (ст. 327.5 ТК РФ). Если срок действия разрешения на работу или патента, разрешения на временное проживание в РФ, вида на жительство в РФ или полиса добровольного медицинского страхования истек, работодатель должен расторгнуть трудовой договор по истечении одного месяца со дня наступления этих обстоятельств (ст. 327.6 ТК РФ).

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 10 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ИНВАЛИДОВ»

По этому чек-листу инспектор проверит выполнение обязательных требований, регулирующих труд работников-инвалидов, в частности:

Продолжительность рабочего времени инвалидов I или II группы не должна превышать 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ);

Заработная плата инвалидам I и II групп выплачивается в полном размере без учета сокращенной продолжительности рабочего времени (часть третья ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

Продолжительность ежедневной работы инвалида соответствует медицинскому заключению (ст. 94 ТК РФ);

Инвалиду созданы условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации или абилитации (ст. 23 Федерального закона № 181-ФЗ);

Инвалиду предоставляется отпуск без сохранения заработной платы до 60 календарных дней в год (ст. 128 ТК РФ) на основании его письменного заявления и т.д.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 11 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА ЖЕНЩИН И ЛИЦ С СЕМЕЙНЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ»

Женщина не лошадь! Проверяющий должен убедиться, что трудовые функции работниц в организации не связаны с тяжелыми работами и работами во вредных или опасных условиях труда (ст. 253 ТК РФ). Работницы не должны поднимать и перемещать тяжести (часть вторая ст. 253 ТК РФ), превышающие предельно допустимые нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 06.02.1993 № 105.

Беременных не обижаете? Будет проверяться также, как соблюдает работодатель требования законодательства при регулировании труда беременных женщин. Работодатель должен:

Предоставлять отпуск по уходу за ребенком по заявлению женщины или иного лица с семейными обязанностями (ст. 256 ТК РФ);

Выплачивать пособия по уходу за ребенком лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет (ч. 1 ст. 11.1, ст. 11.2, ч. 1, 8 ст. 13 и ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Кроме того, по этому чек-листу проверят, соблюдается ли запреты на направление в служебные командировки, привлечение к работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе лиц с семейными обязанностями без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ). Также инспектор должен убедиться, что работодатель не расторгал по своей инициативе трудовой договор с беременными женщинами и категориями лиц с семейными обязанностями (ст. 261 ТК РФ).

В ближайших номерах журнала мы рассмотрим другие чек-листы.

Ю.Ю. Жижерина,
независимый консультант по трудовому праву

Тема эта важна практически для всех владельцев бизнеса, для предпринимателей, для всех тех, кто хочет сделать свою работу и продвижение продукта намного эффективнее. Думаю, что желающих добиться высоких результатов среди читателей этого сайта предостаточно, поэтому изучаем тему и сразу же начинаем практиковать.

Чек лист на практике представляет собой список дел с пометками о выполнении, с заметками, в чем были трудности, с пояснениями важности данного пункта. Таким образом, он из простого списка превращается в инструмент для анализа ситуации, для принятия верных решений, для того, чтобы в море дел можно было заметить важные нюансы и сделать поправки, что принесет рост бизнеса во всех отношениях.

В чем преимущество составления таких чек листов и работы с ними? Если ваш сотрудник получает в работу грамотно составленный чек лист, у него нет шансов сделать что-либо не так. Если ваш клиент получает чек лист, то он получает в руки прямое руководство к действию по освоению вашего продукта или технологии. Одновременно он ощущает заботу о его удобстве пользования продуктом, следовательно, повышается лояльность к вашей компании.

Чек лист для предпринимателя лично означает пристальное внимание к деталям, с ним вы не забудете ни про одно дело, успеете все сделать, придете на все запланированные мероприятия вовремя. К примеру, вы готовите открытие нового проекта, надо успеть море дел, и в самый последний момент вдруг выяснится, что такую мелочь, как рекламные визитки, забрать из типографии забыли. Неприятно, да и проект продвигаться без таких красивых «напоминалок» потенциальным клиентам, которые собрались на презентации, будет намного дольше и сложнее. Если же вы за месяц до этого мероприятия составили чек-лист, и для каждого своего сотрудника или для себя выписали по порядку все дела, которые надо будет выполнены, то вы никогда уже ничего не забудете.

В чем разница? За месяц вы в спокойной обстановке пишете все дела, учитываете все риски и нюансы, а перед презентацией непосредственно вы нервничаете, суетитесь, немудрено что-либо забыть. И в результате затраченные время, деньги, силы – пойдут не на пользу, а если и на пользу, но не на такую, какой она могла бы быть.

История и современные реалии чек листов

Чек листы пришли в нашу жизнь из авиации. Пилотам составляется подробное описание полета в виде чек листа, и в ходе самого полеты делаются отметки о выполнении пунктов, а также о особенностях выполнения каждого пункта. Такая схема очень понравилась человечеству, как это не забавно звучит.

И понятие чек лист плавно перекочевало в нашу совсем «нелетную» жизнь. В работе кадровиков, маркетологов, дизайнеров чек лист играет очень важную роль в качестве опросного листа. Узнать, что же хочет на самом деле клиент, какова его ситуация во всех подробностях, и какой результат он ожидает – все это можно сделать довольно быстро, четко и главное – точно! Надо всего лишь разработать для него грамотный чек-лист и попросить заполнить. Многие компании предлагают заполнить такой чек лист, затем выдают резюме ситуации и рекомендации – бесплатно, в качестве первого подарка. Но на самом деле – это инструмент накопления базы клиентов, возможность показать потенциальному покупателю важность данной покупки вашего товара или услуги. В результате клиент благодарен компании за анализ ситуации, за рекомендации, и в 30-40% случаях делает покупку. Хотите научиться составлять такие чек листы? Читайте далее!

Как составить чек лист

Если вы не можете сделать это сами, обратитесь в специализированную компанию. Но знать основные правила составления вам в любом случае нужно, чтобы оценить, за что вы отдали деньги?

1 правило

Чек лист состоит из пунктов, в них описываются небольшие дела, которые в итоге складываются во всеобщий процесс, ведущий к важной глобальной цели. Не надо объединять в один пункт множество этапов, каждый этап выделяйте в отдельный пункт. Это будет первый столбец вашей таблицы. Далее идет столбец с отметкой о выполнении. И третья колонка – примечания. Там указываются трудности, которые возникли, нюансы и мелкие детали. Именно эти примечания станут потом почвой для размышлений, когда будете составлять следующий чек лист. Помните, что объединение в один пункт нескольких дел может стать причиной неточного исполнения или несвоевременности выполнения задания. К примеру, вместо «отреагировать на жалобу клиента», пишем в следующем виде:

1. Найти в базе контакты клиента
2. Позвонить клиенту с целью пригласить в офис
3. Провести беседу с клиентом
4. Вручить ему подарки от фирмы
5. Доставить клиента до дома на служебном автомобиле.

2 правило

Профессионалы данной техники рекомендуют даже в задании использовать формулировки в утвердительной форме, в прошедшем времени. Приведенный выше пример будет выглядеть в таком случае вот так: контакты клиента найдены, звонок клиенту сделан, клиент приглашен, беседа проведена, подарки вручены, клиент домой отвезен. Есть мнение, что такая форма задания у исполнителя рождает большую ответственность. Есть в этом вопросе некоторая непривычность для восприятия, поэтому стоит попробовать писать в разных вариантах и решить, какой удобен более всего именно вам.

3 правило

Большой чек лист – не эффективен. Сделайте его на 20 пунктов и не более! Если дел на самом деле больше, то разделите дело на «под-дела», их на пункты, и уже их на подпункты. На одной странице на один день должно быть не более 20 небольших дел. И выполнять подчиненному будет легче, и вам проверять и анализировать тоже.

4 правило

Не пишите длинных формулировок заданий, максимум – 3-4 слова, желательно выражайтесь глаголами. Это придаст заданию четкости, выполнять такое будет легче и шансов напутать будет меньше.

5 правило

Дела, которые вы выполняете как само собой разумеющееся, включать в чек лист не нужно! К примеру, задание – составить опросник для покупателей. Вы же не пишете в самом начале – возьмите ручку, листок бумаги… и прочее. В данный чек лист надо включить только пункты, имеющие непосредственное отношение к делу, то есть то, что вы реально можете забыть.

6 правило

В чек листе обязательно выделяйте самое главное, то есть основную задачу, трудновыполнимый пункт, пункт, который говорит об итоге работы. Сами определите, что конкретно вам надо выделить цветом или жирным шрифтом, но выделения необходимы, чтобы знать ключевые и самые важные моменты дела. Но не увлекайтесь процессом, много выделенных пунктов только дезориентируют исполнителя, и не заострят внимание на нужных моментах.

7 правило

Подготовка к чему-либо важному никогда не проходит гладко, часто вносятся изменения в ход дела. Поэтому чек лист должен редактироваться. Вначале делайте поправки ручкой или карандашом. Если в итоге правок накапливается очень много, просто перепечатывайте чек лист.

8 правило

Делайте чек лист красивым, приучайте и себя, и сотрудников, и клиентов, к эстетике, к порядку. И работать будет приятнее, и структурирование очень помогает работать эффективнее.

9 правило

Корректируйте чек лист, если обнаружится, что пункты стоят не по местам, или что дела не до конца разделены на мелкие дела, или если какие то дела упущены. Пройдите весь чек лист вместе с сотрудником, который будет исполнять задание, он может вам указать на несоответствия довольно грамотно.

10 правило

Доступ до чек листов должен быть и у руководителя, и у исполнителя. Зачастую требуется, чтобы и некоторые другие сотрудники могли посмотреть стадии выполнения дел по чек листу. Лучше всего в этом случае использовать компьютер, программу по принципу CRM, и в прямом режиме можно будет видеть, как обстоят дела на конкретный момент. Дайте доступ до этих чек листов тем работникам, которые должны вести наблюдение и контроль, и задача будет выполнена.

Что дает чек лист

Преимуществ использования чек листов – множество. В первую очередь – это структурирование всей информации о проекте, деле, услугах, товаров, о конкретном человеке. Помните, что запись дает формирование задачи намного глобальнее, чем устное распоряжение. Записал – запомнил, сказал – забыл.

Качество и скорость обучения новых работников вашей компании заметно повышаются. Отпадает постоянно ходить за новичком, контролировать, поправлять. Он просто смотрит в чек лист и по порядку выполняет все поставленные небольшие задачи. Очень скоро его работа станет привычкой, и чек лист будет требоваться в самых редких случаях. Количество ошибок в выполнении работы уменьшается в разы, как у молодых, так и у опытных сотрудников при освоении новой работы.

И еще одно важное преимущество чек листов в рабочем процессе. Если один сотрудник выпадает из дела по любой причине (отпуск, больничный, перевод на другую должность), то его с легкостью может заменить другой человек, с помощью чек листа, ведь весь регламент указан в этом документе. Вам не придется учить кого-то заново, искать судорожно замену отсутствующим. Следовательно, еще одно преимущество этого документа – существенная экономия времени руководителя или менеджеров среднего звена.

Освоив технику разработки и использования чек листов, вы существенно оптимизируете свой производственный процесс. Разработав такой лист для кадрового отдела, вы сможете на стадии приема на работу намного лучше узнавать своих потенциальных работников. Маркетолог может с помощью чек листа проводить опросы и мотивировать покупателей к обращению в компанию. Успешное внедрение чек листа в работу даст больше четкости в понимании рабочих процессов и правильности в принятии решений.

Е.Щугорева.

Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому мастерству и технике речи.
С ней можно связаться по электронной почте [email protected] или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/

В дополнение к статье просмотрите видео на тему о том, как правильно составлять чек-листы:

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

На случай командировки:

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

1. Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
2. Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
3. Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
4. Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

В данной статье рассмотрим образец чек-листа. Так называют удобный и понятный способ контроля какой-либо сложной или многоступенчатой операции. Спектр применения контрольных списков настолько широк, что информация о них будет одновременно полезна творческим людям, ученикам и студентам, предпринимателям, руководителям компаний и специалистам самых разных направлений.

Что такое «чек-лист»

Даже если понятие «чек-лист» кажется вам незнакомым, почти наверняка вы с ним не раз встречались. Чаще всего, так называют список последовательных действий (или шагов), которые необходимо предпринять, чтобы достичь какой-либо цели. Также может использоваться для проверки выполнения всех пунктов или операций для решения задачи.

Проще говоря, это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.

Сфера использования таких листов настолько широка, что с большой степенью уверенности можно сказать: каждый человек когда-либо составлял для себя «список дел».

Однако, в рамках данной статьи мы рассмотрим, как чек-листы помогают в предпринимательстве и организации работы отдельных сотрудников и целых компаний.

«Чек-лист» - это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.

В каких сферах используются чек-листы

Пользу чек-листов для производства оценили уже многие предприниматели, руководители и работники. Когда необходимо трудиться в режиме многозадачности (а в современных условиях это происходит почти постоянно), список дел помогает проконтролировать исполнение всех операций. Все цели и задачи в таком случае не нужно держать в голове.

Наиболее часто контрольные списки в самых разных формах можно встретить в:

• авиации (пилоты перед взлётом проверяют готовность самолёта по особому порядку);
• строительстве;
• медицине (от процедур до сложнейших хирургических операций);
• бухгалтерии и аудите;
• менеджменте, в том числе в продажах;
• образовании.

Таким образом, контрольные списки используются в сферах, где требуется постоянная концентрация, а от выполнения каждого пункта зависит успех всего мероприятия (а в авиации и медицине - жизнь людей). Разберём отдельные разновидности чек-листов.

Использование чек-листов в отдельных отраслях

Зародившись в сфере авиации, контрольные списки давно переросли применение только в одной отрасли. Несмотря на убеждение некоторых людей, в том, что самое важное забыть нельзя, практика показывает обратное. В современном мире очень много отвлекающих факторов, поэтому иногда даже доведённое до автоматизма действие совершается с ошибкой. Чтобы этого избежать, разумно применять чек-листы. Как они используются в разных сферах?

Контрольные списки в сфере общественного питания

В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре. Например, чек-лист открытия ресторана помогает управляющим и работникам готовить заведение к началу работы, обеспечивая принятые стандарты обслуживания.

Для каждой смены обычно готовится отдельный лист, с указанием номера, даты, фамилии управляющего. В таком случае контрольный лист - фактически документ отчётности . В случае, если что-то пойдёт не по плану, руководитель может изучить его и понять, какие ошибки были допущены менеджером.

1. Проверка плана мероприятий на день (дни рождения, юбилеи).
2. Проверка наличных в кассе.
3. Организация уборки.
4. Наличие отчётных листов на кухне и в туалете.
5. Проверка всех сотрудников (опоздание, внешний вид и т.д).
6. Начало работы кухни.

Разумеется, этот перечень примерный, каждый ресторан разрабатывает свой . Отдельно может быть разработан порядок действий для каждой должности, например, чек-лист для официантов ресторана, для работников кухни и т.д. Такие документы обычно хранятся недолго, не более месяца (на случай возникновения какой-либо проблемной ситуации).

В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре.

Чек-листы в сфере клининга

В области профессиональной уборки контрольные списки тоже нашли широкое применение. Например, чек-лист уборки помещений. Образец такого списка может быть выполнен в нескольких вариантах: как план действий и как отчётный документ. Рассмотрим оба варианта.

В качестве плана действий чек-листы уборки обычно используются профессиональными клининговыми компаниями при оказании услуг организациям и частным клиентам. Так как в таком случае речь идёт именно о профессиональной уборке, список действий помогает достигать необходимого уровня качества. Может включать такие пункты:

1. Уборка пыли, влажная уборка, уход за мебелью.
2. Мытьё окон.
3. Мытьё пола.

Смысл этого листа - помочь сотруднику ориентироваться на месте , исполнить все пункты и оказать услуги по уборке максимально качественно, чтобы у клиента не возникло претензий. По желанию клиента в чек-лист могут включаться другие задачи.

Также контрольные списки могу использоваться как отчётный документ , например, для уборки туалетов. С такими листами сталкивались практически все люди. Обычно они висят в уборных кафе и ресторанов. Пункты таких чек-листов содержат не перечень задач, а время уборки. Выполнив уборку, работник ставит свою подпись напротив каждого пункта. Такой документ помогает управляющему заведения контролировать и проверять своевременное выполнение уборки.

Чек-листы в продажах

Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы. В первую очередь контрольные списки нужны для организации общения с клиентом, особенно по телефону.

Большинство «холодных» звонков заканчивается провалом, потому что менеджер не общается с клиентом, а зачитывает ему готовый текст. Более того, даже на каждый вопрос или «возражение» у менеджеров предусмотрен шаблон. Это удобно в работе - не нужно думать и составлять свой ответ - но на практике абсолютно бесполезно. Клиентам такой подход не нравится.

Контрольный список может помочь организовать более живое общение, а значит, повышает вероятность продажи. Чек-лист менеджера по продажам должен включать следующие пункты:

1. Знакомство.
2. Цель звонка.
3. Предложение.
4. Уточнение деталей, диалог с клиентом, ответы на возражения.
5. Продажа (приглашение и т.д.).
6. Прощание.

Такой вариант лучше готового алгоритма продаж, когда менеджер зачитывает шаблонные фразы монотонным голосом. С ним, возможно, сложнее работать на первых этапах, но в итоге он будет более результативным, так как более походит на индивидуальный подход к клиенту.

Также чек-листы могут использоваться для оценки эффективности работы не отдельного менеджера, а всего отдела продаж. В таком случае они содержат подобные вопросы:

1. Разработана ли в компании маркетинговая стратегия?
2. Доведён и план продаж до сотрудников?
3. Разработаны ли алгоритмы продаж и чек-лист сотрудников?
4. Ведётся ли база клиентов?
5. Сколько звонков в день совершают сотрудники?
6. Сколько звонков приходится на 1 продажу у каждого сотрудника?
7. Сколько длится в среднем телефонный разговор?
8. Как выполняется план продаж (в сутки, в неделю, в месяц).

Таким образом, постоянный контроль и методичное выполнение всех пунктов позволит повысить эффективность работы каждого сотрудника, особенно в сфере продаж. Важно, чтобы руководители организаций серьёзно относились к составлению чек-листов и прививали привычку использовать такой вид тайм-менеджмента всем сотрудникам.

Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы.

Как чек-лист помогает тайным покупателям

Задача тайного покупателя - комплексная оценка работы отдельного продавца и всего магазина в целом. В таком случае, без контрольного списка измеряемых параметров не обойтись. Обычно в таких списках пункты оцениваются по пятибалльной шкале или просто «да/нет». Чек-лист тайного покупателя должен включать следующие пункты:

1. Контакт с покупателем:
   • продавец подходит первым, представляется;
   • дружелюбен, вежлив;
   • опрятный внешний вид;
   • заинтересован, улыбчив.
2. Владение информацией:
   • выявляет потребности покупателя, задавая вопросы, в том числе открытые и уточняющие;
   • рассказывает о заинтересовавших клиента товарах;
   • предлагает аналоги, о которых покупатель не знает;
   • уверенно владеет материалом о товарах.
3. Презентация услуг компании:
   • рассказывает о действующих акциях и скидках;
   • предлагает принять участие в программах лояльности (оформить карту, получить бонусы, подписаться на рассылку).
4. Работа с возражениями:
   • не отзывается негативно о мнении покупателя, не называет его ошибочным;
   • не спорит открыто, предлагает альтернативу;
   • высказывает аргументированные контраргументы.
5. Завершение продажи:
   • подводит итог диалога;
   • информирует о дополнительных свойствах товара, о которых не шла речь в предыдущей беседе;
   • рассказывает порядок действий для совершения покупки (где примерочная, где касса, где зона выдачи и т.д.);
   • благодарит за покупку и выбор магазина.

Возможны как более простые, так и более сложные варианты чек-листов тайных покупателей. Однако чем больше деталей расскажет тайный покупатель, тем лучше , поэтому лучше разработать достаточно объёмную и подробную анкету о работе сотрудников магазина.

Чек-листы в личном тайм-менеджменте

Чек-листы можно использовать не только для организации работы предприятий, но и в личном планировании. Например, если в компании не принято использовать чек-листы, но работник видит в этом необходимость, он обязательно должен создать такой контрольный список для себя.

Это упростит выполнение текущей работы, позволит выявить наиболее эффективные алгоритмы выполнения тех или иных операций. Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки - даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым. А отсутствие риска что-либо забыть и вовсе является приятным бонусом при планировании.

Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки - даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым.

Как грамотно составить чек-лист

Чтобы чек-лист сработал «как надо», нужно грамотно его составить. Вот несколько рекомендаций:

1. Список должен быть простым и кратким. Не нужно составлять подробное сочинение, необходимо выделить главное и записать максимально простыми словами. При одном взгляде на лист должно быть ясно, что делать.
2. Пункты должны быть последовательны и взаимосвязаны. Помните, это алгоритм достижения только одной цели. Чек-лист предполагает ступенчатый подход к задаче. То есть переходите ко второму пункту только после выполнения первого.
3. Вносите правки. Фиксируйте в чек-листе все изменения, доработки и улучшения.
4. Если вы составляете личный чек-лист, делайте его удобным лично для себя. Используйте выделения цветом, курсив, заглавные буквы. В таком случае не нужно беспокоиться о том, насколько понятен лист другим людям.
5. Чек-лист должен вместиться на 1 лист, если вы делаете его в бумажном виде или вписываться в размер экрана компьютера или телефона без пролистываний, если вы предпочли электронный вариант. Оптимально - 5-7 пунктов.

Где хранить чек-лист

В зависимости от назначения чек-листов может быть несколько вариантов их хранения:

1. Личные контрольные списки хранятся в ежедневниках, а также телефонах и компьютерах. Простейшие чек-листы «что не забыть при выходе из дома» уместно разместить у входной двери.
2. Рабочие и служебные чек-листы сотрудников нужно размещать на виду на рабочем месте или в электронном виде на рабочем столе компьютера.
3. Коллективные чек-листы должны размещаться в местах, где доступны всем участвующим в их выполнении сотрудникам.

Заключение

Чек-лист - отличный вариант планирования работы и повышения её эффективности. Такие контрольные списки нашли применение фактически во всех сферах деятельности: от авиации и медицины до общественного питания и профессиональной уборки. Грамотно составленный алгоритм поможет без страха подходить даже к самым серьёзным и многоступенчатым заданиям.